Jak zmienić firmę faktoringową – praktyczny przewodnik krok po kroku
Zmiana firmy faktoringowej to decyzja, którą podejmuje coraz więcej przedsiębiorców – czy to z powodu niezadowolenia z obecnego faktora, lepszej oferty konkurencji, czy po prostu zmieniających się potrzeb biznesowych. Proces nie jest skomplikowany, ale wymaga odpowiedniego przygotowania i znajomości kilku kluczowych aspektów: wypowiedzenia obecnej umowy, rozliczenia sfinansowanych faktur i przeniesienia cesji do nowego partnera.
Zmiana faktora jest prostsza niż myślisz. Typowy okres wypowiedzenia to 1-3 miesiące. Kluczowe jest zaplanowanie przejścia tak, żeby nie zostać bez finansowania – nową umowę możesz podpisać jeszcze przed rozwiązaniem starej, a faktury przekazywać do nowego faktora po zakończeniu okresu wypowiedzenia.
Kiedy warto zmienić firmę faktoringową
Zmiana faktora to nie porażka – to naturalna optymalizacja finansowania. Oto najczęstsze powody, dla których przedsiębiorcy decydują się na ten krok:
Zbyt wysokie koszty
Jeśli Twoja firma rozrosła się od czasu podpisania umowy, możesz kwalifikować się do lepszych warunków. Faktorzy bankowi często oferują niższe stawki niż pozabankowi, ale wymagają wyższych obrotów i dłuższej historii. Sprawdź, czy nie nadszedł czas na „awans" do tańszego faktora.
Niewystarczający limit
Twój biznes rośnie, a limit faktoringowy nie nadąża? Jeśli obecny faktor nie chce lub nie może podwyższyć limitu, czas szukać partnera z większymi możliwościami.
Problemy z obsługą
Długi czas wypłat, problemy z platformą online, nieresponsywna obsługa klienta – to wszystko przekłada się na Twoją codzienną pracę. Jeśli współpraca z faktorem generuje frustrację zamiast ją eliminować, rozważ zmianę.
Zmiana potrzeb biznesowych
Rozpoczynasz eksport i potrzebujesz faktoringu eksportowego? Chcesz przejść na faktoring pełny z przejęciem ryzyka? Potrzebujesz faktoringu odwrotnego? Nie każdy faktor oferuje wszystkie rodzaje usług.
Lepsza oferta konkurencji
Rynek faktoringu jest konkurencyjny. Jeśli otrzymałeś atrakcyjną ofertę od innego faktora, warto ją rozważyć – nawet jeśli obecna współpraca jest w miarę satysfakcjonująca.
Jeśli głównym powodem zmiany są koszty, najpierw porozmawiaj z obecnym faktorem. Pokaż ofertę konkurencji i poproś o renegocjację warunków. Wielu faktorów woli obniżyć stawki niż stracić klienta – szczególnie jeśli współpraca układa się dobrze pod innymi względami.
Jak wypowiedzieć umowę faktoringową
Umowa faktoringu to umowa nienazwana, zawierana na podstawie zasady swobody umów (art. 353¹ Kodeksu cywilnego). Może być rozwiązana na kilka sposobów:
Upływ czasu
Jeśli umowa została zawarta na czas określony (np. rok), wygasa automatycznie z końcem tego okresu. Uwaga: wiele umów zawiera klauzulę automatycznego przedłużenia – jeśli nie złożysz wypowiedzenia na określony czas przed końcem umowy, przedłuży się ona na kolejny okres.
Wypowiedzenie z zachowaniem okresu
Standardowa metoda zakończenia współpracy. Składasz pisemne wypowiedzenie, a umowa rozwiązuje się po upływie okresu wypowiedzenia określonego w umowie.
Typowe okresy wypowiedzenia:
| Typ umowy | Typowy okres wypowiedzenia |
|---|---|
| Umowa na czas nieokreślony | 1-3 miesiące |
| Umowa na czas określony | 1 miesiąc (przed końcem okresu) |
| Platformy online / mikrofaktoring | Często bez okresu wypowiedzenia lub 14-30 dni |
Rozwiązanie za porozumieniem stron
Najszybsza opcja, jeśli obie strony są zgodne. Możecie ustalić dowolny termin rozwiązania umowy, niezależnie od zapisów umownych. Wymaga zgody faktora.
Wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym
Możliwe tylko w przypadkach przewidzianych w umowie – zwykle przy rażącym naruszeniu warunków przez drugą stronę. Np. faktor może wypowiedzieć umowę natychmiast, jeśli okaże się, że przekazałeś do finansowania faktury fikcyjne.
Niektóre umowy faktoringowe zawierają kary za wcześniejsze rozwiązanie – np. procent od niewykorzystanego limitu lub pozostałej prowizji przygotowawczej. Przed wypowiedzeniem przeczytaj dokładnie tabelę opłat i prowizji oraz sekcję umowy dotyczącą rozwiązania.
Co zrobić z już sfinansowanymi fakturami
Wypowiedzenie umowy nie oznacza natychmiastowego zakończenia zobowiązań. Faktury, które zostały już sfinansowane przez dotychczasowego faktora, muszą zostać rozliczone. Jest kilka scenariuszy:
Scenariusz 1: Kontrahent płaci przed końcem umowy
Idealny przypadek. Jeśli Twój kontrahent zapłaci fakturę przed rozwiązaniem umowy, transakcja zostaje normalnie rozliczona – otrzymujesz resztę należności (fundusz gwarancyjny), a współpraca kończy się bez zaległości.
Scenariusz 2: Faktura jest jeszcze niespłacona
Umowa się kończy, ale faktura wciąż czeka na płatność od kontrahenta. W tej sytuacji:
- W faktoringu z regresem – możesz być zobowiązany do wykupu faktury (zwrotu zaliczki faktorowi), jeśli kontrahent nie zapłaci w określonym terminie po rozwiązaniu umowy.
- W faktoringu pełnym – faktor czeka na płatność lub uruchamia procedurę windykacyjną/ubezpieczeniową.
Scenariusz 3: Kontrahent płaci po rozwiązaniu umowy
Nawet po rozwiązaniu umowy cesja wierzytelności pozostaje w mocy dla już sfinansowanych faktur. Kontrahent powinien zapłacić na konto faktora (lub na Twoje konto, z którego faktor pobierze środki – zależnie od ustaleń). Po otrzymaniu płatności faktor rozlicza transakcję i wypłaca Ci ewentualną resztę.
Najlepiej wypowiedzieć umowę 2-3 miesiące przed planowaną zmianą i w tym czasie stopniowo ograniczać przekazywanie nowych faktur do starego faktora. Dzięki temu większość transakcji zdąży się rozliczyć przed końcem współpracy.
Przeniesienie cesji do nowego faktora
Kluczowy aspekt zmiany faktora to kwestia cesji wierzytelności. Nie możesz cedować tej samej faktury na dwóch faktorów jednocześnie – każda faktura może mieć tylko jednego nabywcę wierzytelności.
Jak to działa w praktyce
- Nowe faktury – po rozwiązaniu umowy ze starym faktorem możesz swobodnie przekazywać nowe faktury do nowego partnera.
- Kontrahenci objęci cesją globalną – jeśli miałeś cesję globalną (wszystkie faktury od danego kontrahenta szły do faktora), musisz ją cofnąć i ustanowić nową na rzecz nowego faktora. Wymaga to powiadomienia kontrahenta.
- Zmiana numeru rachunku dla kontrahentów – kontrahenci muszą zostać poinformowani, że od określonej daty mają płacić na nowy rachunek (nowego faktora).
Co z kontrahentami, którzy nie zgadzają się na cesję?
Jeśli część Twoich kontrahentów wyraziła zgodę na cesję na rzecz starego faktora, nie oznacza to automatycznie, że zgodzą się na nowego. Może być konieczne ponowne uzyskanie zgód – szczególnie jeśli w umowach z kontrahentami jest zakaz cesji lub wymóg akceptacji konkretnego cesjonariusza.
Jeśli umowy z kontrahentami zawierają zakaz cesji, zmiana faktora nie zmienia tej sytuacji. Możesz nadal korzystać z faktoringu cichego (jeśli nowy faktor go oferuje) lub negocjować z kontrahentami zniesienie zakazu. Od 2020 r. zakaz cesji jest bezskuteczny wobec MŚP przy przeterminowanych fakturach.
Proces zmiany faktora krok po kroku
Oto rekomendowany harmonogram zmiany firmy faktoringowej:
Krok 1: Analiza obecnej sytuacji (tydzień 1-2)
- Przeczytaj obecną umowę – szczególnie zapisy o wypowiedzeniu, karach, cesji
- Sprawdź okres wypowiedzenia i ewentualne kary za wcześniejsze rozwiązanie
- Zrób listę sfinansowanych faktur i ich terminów płatności
- Określ, czego oczekujesz od nowego faktora (limit, koszty, rodzaje faktoringu)
Krok 2: Poszukiwanie nowego faktora (tydzień 2-4)
- Porównaj oferty 3-5 faktorów (skorzystaj z porównywarki)
- Poproś o symulację kosztów dla Twojego scenariusza
- Sprawdź, czy nowy faktor akceptuje Twoich kontrahentów
- Upewnij się, że oferuje potrzebne rodzaje faktoringu
- Zweryfikuj wiarygodność faktora (kryteria wyboru)
Krok 3: Negocjacje i podpisanie nowej umowy (tydzień 4-6)
- Wynegocjuj warunki z wybranym faktorem
- Podpisz nową umowę (może obowiązywać od daty w przyszłości)
- Przejdź weryfikację i uzyskaj limit u nowego faktora
- Nie rozpoczynaj jeszcze przekazywania faktur
Krok 4: Wypowiedzenie starej umowy (tydzień 6)
- Złóż pisemne wypowiedzenie obecnemu faktorowi
- Zachowaj potwierdzenie doręczenia
- Ustal z faktorem harmonogram rozliczenia pozostałych faktur
- Ogranicz przekazywanie nowych faktur do starego faktora
Krok 5: Okres przejściowy (według okresu wypowiedzenia)
- Dokończ rozliczenie faktur u starego faktora
- Poinformuj kontrahentów o zmianie rachunku do płatności (przy faktoringu jawnym)
- Uzyskaj zgodę na cesję od kontrahentów dla nowego faktora (jeśli wymagana)
- Rozpocznij przekazywanie faktur do nowego faktora po zakończeniu okresu wypowiedzenia
Krok 6: Start z nowym faktorem
- Przekaż pierwsze faktury do nowego faktora
- Zweryfikuj poprawność wypłat i rozliczeń
- Upewnij się, że kontrahenci płacą na właściwy rachunek
- Zakończ formalnie współpracę ze starym faktorem po rozliczeniu wszystkich transakcji
Typowe błędy przy zmianie faktora
- Zbyt późne wypowiedzenie – nie czekaj do ostatniej chwili. Daj sobie czas na znalezienie nowego faktora i płynne przejście.
- Brak sprawdzenia kar umownych – niektóre umowy zawierają wysokie kary za wcześniejsze rozwiązanie.
- Jednoczesne cedowanie faktury na dwóch faktorów – to oszustwo, które może skończyć się poważnymi konsekwencjami prawnymi.
- Zapomnienie o powiadomieniu kontrahentów – jeśli kontrahent zapłaci na stary rachunek, pieniądze trafią do starego faktora.
- Przerwa w finansowaniu – upewnij się, że nowy faktor jest gotowy do pracy zanim stara umowa wygaśnie.
- Niedokładne rozliczenie ze starym faktorem – upewnij się, że wszystkie transakcje zostały zamknięte i nie masz zaległości.
Czy mogę mieć dwóch faktorów jednocześnie?
Tak, możesz współpracować z kilkoma faktorami równolegle – pod warunkiem, że nie cedzujesz tej samej faktury na więcej niż jednego. Strategie wielofaktorowe stosują firmy, które:
- Chcą dywersyfikować źródła finansowania
- Mają różnych kontrahentów wymagających różnych podejść
- Potrzebują wyższych limitów niż oferuje jeden faktor
- Korzystają z faktoringu bankowego dla głównych kontrahentów i pozabankowego dla pozostałych
Jeśli planujesz strategię wielofaktorową, upewnij się, że umowy z faktorami nie zawierają klauzul wyłączności.
Wzór wypowiedzenia umowy faktoringowej
Wypowiedzenie umowy faktoringowej powinno zawierać:
Elementy wypowiedzenia:
- Dane Twojej firmy (nazwa, NIP, adres, KRS/CEIDG)
- Dane faktora
- Numer i data umowy faktoringowej
- Oświadczenie o wypowiedzeniu z powołaniem na odpowiedni paragraf umowy
- Informacja o zachowaniu okresu wypowiedzenia
- Prośba o potwierdzenie otrzymania i wskazanie osoby do kontaktu ws. rozliczeń
- Data i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji firmy
Wypowiedzenie złóż w formie pisemnej – listem poleconym za potwierdzeniem odbioru lub przez platformę online faktora (jeśli oferuje taką możliwość). Zachowaj kopię i potwierdzenie doręczenia.
Porównaj oferty firm faktoringowych i znajdź partnera dopasowanego do aktualnych potrzeb Twojej firmy. Sprawdź koszty, limity i czas wypłaty.
Porównaj oferty faktoringuPodsumowanie
Zmiana firmy faktoringowej to proces, który wymaga planowania, ale nie jest skomplikowany. Kluczowe kroki to: sprawdzenie warunków wypowiedzenia obecnej umowy, znalezienie i zweryfikowanie nowego faktora, zaplanowanie płynnego przejścia bez przerwy w finansowaniu oraz prawidłowe rozliczenie wszystkich transakcji ze starym partnerem.
Pamiętaj, że zmiana faktora to normalna decyzja biznesowa. Jeśli obecna współpraca nie spełnia Twoich oczekiwań – czy to pod względem kosztów, obsługi, czy dostępnych usług – nie musisz przy niej trwać. Rynek faktoringu jest konkurencyjny i masz prawo szukać lepszych warunków.
Więcej o wyborze odpowiedniego partnera przeczytasz w artykułach na co zwrócić uwagę przy wyborze faktora oraz jak wybrać firmę faktoringową.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Ile trwa zmiana firmy faktoringowej?
Od momentu podjęcia decyzji do pełnego przejścia zazwyczaj 2-4 miesiące. Na to składa się: znalezienie nowego faktora (2-4 tygodnie), podpisanie nowej umowy (1-2 tygodnie), okres wypowiedzenia starej umowy (1-3 miesiące) oraz rozliczenie pozostałych transakcji.
Czy muszę płacić karę za wcześniejsze rozwiązanie umowy?
Zależy od zapisów umowy. Niektóre umowy zawierają kary za wcześniejsze rozwiązanie (np. procent od limitu), inne nie. Sprawdź swoją umowę przed wypowiedzeniem. Jeśli kara jest wysoka, rozważ dokończenie okresu umowy lub negocjuj z faktorem jej obniżenie.
Co jeśli kontrahent zapłaci na konto starego faktora po zmianie?
Jeśli faktura była sfinansowana przez starego faktora, płatność powinna trafić właśnie do niego – to prawidłowa sytuacja. Problem jest wtedy, gdy kontrahent zapłaci staremu faktorowi za fakturę sfinansowaną przez nowego. Dlatego kluczowe jest prawidłowe powiadomienie kontrahentów o zmianie rachunku.
Czy mogę podpisać umowę z nowym faktorem przed rozwiązaniem starej?
Tak, to rekomendowane podejście. Możesz podpisać nową umowę z datą wejścia w życie w przyszłości (po zakończeniu starej umowy) lub po prostu nie przekazywać faktur do nowego faktora do momentu rozwiązania starej umowy. Ważne, żeby nie cedować tej samej faktury na dwóch faktorów.
Czy nowy faktor może odmówić współpracy z moimi kontrahentami?
Tak, każdy faktor samodzielnie ocenia ryzyko kontrahentów. Jeśli nowy faktor uzna któregoś z Twoich odbiorców za zbyt ryzykownego, może odmówić finansowania faktur od niego lub zaproponować gorsze warunki. Dlatego przed zmianą warto zweryfikować, czy nowy faktor akceptuje Twoich głównych kontrahentów.
Co z faktoringiem cichym przy zmianie faktora?
Przy faktoringu cichym kontrahent nie wie o cesji, więc zmiana faktora jest prostsza – nie musisz nikogo powiadamiać. Jednak musisz upewnić się, że nowy faktor również oferuje faktoring cichy i że nie naruszyłeś warunków umowy ze starym faktorem (np. poprzez jednoczesne finansowanie tej samej faktury).
