Jak działa faktoring - proces krok po kroku
Faktoring to sposób na zamianę faktur z odroczonym terminem płatności na gotówkę. Zamiast czekać 30, 60 czy 90 dni na przelew od kontrahenta – otrzymujesz pieniądze od razu. Ale jak dokładnie przebiega ten proces? Wyjaśniamy krok po kroku.
Faktoring w skrócie: Wystawiasz fakturę kontrahentowi → przesyłasz ją do firmy faktoringowej → otrzymujesz 80-100% wartości w ciągu 24h → kontrahent płaci faktorowi w terminie → faktor rozlicza z Tobą pozostałą część. Proste, szybkie, bez kredytu.
Trzy strony faktoringu
W procesie faktoringu uczestniczą trzy podmioty – każdy z określoną rolą:
Ty – przedsiębiorca, który wystawia faktury z odroczonym terminem płatności i chce otrzymać pieniądze wcześniej. Faktorant zawiera umowę z faktorem i przekazuje mu faktury do sfinansowania.
Firma faktoringowa lub bank, który finansuje faktury. Faktor wypłaca faktorantowi zaliczkę (część wartości faktury) i czeka na płatność od kontrahenta. Zarabia na prowizji i odsetkach.
Klient faktoranta – firma, która kupiła towar lub usługę i ma zapłacić fakturę. W faktoringu jawnym płaci bezpośrednio faktorowi zamiast faktorantowi.
Jak działa faktoring – 7 kroków
Proces faktoringu można podzielić na siedem etapów – od sprzedaży towaru do finalnego rozliczenia:
Krok 1: Sprzedaż towaru lub usługi
Realizujesz zamówienie dla kontrahenta – dostarczasz towar, wykonujesz usługę, kończysz projekt. To standardowa transakcja handlowa między Tobą a Twoim klientem.
Krok 2: Wystawienie faktury z terminem
Wystawiasz fakturę z odroczonym terminem płatności – np. 30, 45, 60 lub 90 dni. Termin zależy od Twojej umowy z kontrahentem. Im dłuższy termin, tym dłużej czekasz na pieniądze... chyba że korzystasz z faktoringu.
Krok 3: Przekazanie faktury do faktora
Fakturę przesyłasz do firmy faktoringowej. Jak to wygląda w praktyce?
Online: Większość faktorów ma platformy internetowe – wgrywasz skan/zdjęcie faktury, wpisujesz dane i wysyłasz.
Aplikacja mobilna: Robisz zdjęcie faktury telefonem, aplikacja rozpoznaje dane, wysyłasz jednym kliknięciem.
Integracja z systemem: Przy większych wolumenach – faktury automatycznie przesyłane z Twojego systemu księgowego do faktora.
Krok 4: Weryfikacja przez faktora
Faktor sprawdza fakturę i kontrahenta:
Weryfikacja faktury: Czy faktura jest poprawna, czy dotyczy rzeczywistej transakcji, czy nie jest przeterminowana.
Weryfikacja kontrahenta: Czy odbiorca jest wiarygodny, czy ma dobrą historię płatności, jaki limit można na niego ustalić.
Przy pierwszej fakturze weryfikacja trwa dłużej (1-3 dni). Później – często kilka minut lub automatycznie.
Krok 5: Wypłata zaliczki
Po pozytywnej weryfikacji faktor wypłaca Ci zaliczkę faktoringową – zwykle 80-100% wartości netto faktury. Pieniądze trafiają na Twoje konto w ciągu 24 godzin, a w przypadku mikrofaktoringu – nawet w 5-15 minut.
Przykład: Faktura na 50 000 zł netto, zaliczka 90% = otrzymujesz 45 000 zł natychmiast.
Krok 6: Płatność przez kontrahenta
W terminie płatności (np. po 30 dniach) kontrahent płaci fakturę. W faktoringu jawnym – płaci bezpośrednio na konto faktora. W faktoringu cichym – płaci na Twoje konto, a Ty przekazujesz środki faktorowi.
Krok 7: Rozliczenie końcowe
Po otrzymaniu płatności od kontrahenta faktor rozlicza się z Tobą:
Wypłaca pozostałą część: Jeśli zaliczka wynosiła 90%, otrzymujesz pozostałe 10%.
Potrąca koszty: Prowizję faktoringową i odsetki za okres finansowania.
Przykład: Faktura 50 000 zł, zaliczka 45 000 zł, prowizja 500 zł, odsetki 300 zł. Rozliczenie: pozostałe 5 000 zł – 800 zł kosztów = 4 200 zł na Twoje konto.
Od momentu przesłania faktury do otrzymania pieniędzy mija zwykle 24 godziny lub mniej. Przy mikrofaktoringu online – nawet 5-15 minut. To znacznie szybciej niż czekanie 30-90 dni na płatność od kontrahenta.
Schemat faktoringu – wizualizacja
Cały proces można przedstawić jako przepływ między trzema stronami:
| Etap | Co się dzieje | Kto → Komu |
|---|---|---|
| 1 | Dostawa towaru/usługi | Faktorant → Kontrahent |
| 2 | Wystawienie faktury z terminem | Faktorant → Kontrahent |
| 3 | Przekazanie faktury do finansowania | Faktorant → Faktor |
| 4 | Wypłata zaliczki (80-100%) | Faktor → Faktorant |
| 5 | Informacja o cesji (faktoring jawny) | Faktor → Kontrahent |
| 6 | Płatność w terminie | Kontrahent → Faktor |
| 7 | Rozliczenie pozostałej części | Faktor → Faktorant |
Przykład faktoringu w praktyce
Zobaczmy, jak faktoring działa na konkretnym przykładzie:
Firma transportowa "TransPol" wykonuje przewóz dla dużej sieci handlowej. Faktura: 80 000 zł netto, termin płatności: 45 dni.
Bez faktoringu:
TransPol czeka 45 dni na płatność. W tym czasie musi opłacić: paliwo (15 000 zł), leasing ciągnika (8 000 zł), wynagrodzenia kierowców (20 000 zł), ubezpieczenie (3 000 zł). Łącznie 46 000 zł wydatków przed wpływem przychodu. Firma musi mieć te środki z własnych rezerw lub kredytu.
Z faktoringiem:
TransPol przesyła fakturę do faktora dzień po jej wystawieniu. Następnego dnia otrzymuje zaliczkę: 72 000 zł (90% z 80 000 zł). Może od razu pokryć wszystkie wydatki i przyjąć kolejne zlecenie.
Po 45 dniach sieć handlowa płaci faktorowi 80 000 zł. Faktor rozlicza się z TransPol:
Pozostała część: 8 000 zł (10%)
Prowizja (0,8%): -640 zł
Odsetki (7% rocznie za 45 dni): -621 zł
Do wypłaty: 6 739 zł
Łączny koszt faktoringu: 1 261 zł (1,58% wartości faktury)
Za 1 261 zł firma miała 72 000 zł przez 45 dni – mogła działać bez przerwy, realizować kolejne zlecenia, płacić na czas.
Co robi faktor poza finansowaniem
Faktoring to nie tylko pieniądze. Faktor świadczy też dodatkowe usługi:
Monitoring płatności
Faktor śledzi terminy płatności wszystkich sfinansowanych faktur. Przypomina kontrahentom o zbliżających się i przekroczonych terminach. To zdejmuje z Ciebie obowiązek pilnowania i upominania się o płatności.
Weryfikacja kontrahentów
Przed sfinansowaniem faktury faktor sprawdza wiarygodność kontrahenta. Jeśli odmówi finansowania – to sygnał, że dany klient może mieć problemy z płatnością. Cenna informacja zanim pogłębisz z nim współpracę.
Windykacja
Jeśli kontrahent nie płaci w terminie, faktor podejmuje działania windykacyjne – od delikatnych przypomnień po formalne wezwania. W faktoringu pełnym może też przejąć ryzyko niewypłacalności.
Raportowanie
Platformy faktoringowe oferują raporty i zestawienia – jaki jest status każdej faktury, ile środków wykorzystujesz, jaki jest aktualny limit. Pełna kontrola nad finansowaniem.
Jak zacząć korzystać z faktoringu
Proces uruchomienia faktoringu jest prostszy niż uzyskanie kredytu:
- Wybierz firmę faktoringową (porównaj oferty, sprawdź koszty)
- Wypełnij wniosek online – podstawowe dane o firmie
- Prześlij dokumenty: KRS/CEIDG, sprawozdania finansowe, listę kontrahentów
- Poczekaj na weryfikację i decyzję (1-7 dni)
- Podpisz umowę (często online)
- Otrzymaj limit faktoringowy
- Zacznij przesyłać faktury i otrzymywać pieniądze
Kiedy faktoring ma sens
Faktoring jest szczególnie przydatny, gdy:
- Wystawiasz faktury z terminem 14-90 dni
- Potrzebujesz gotówki na bieżące wydatki
- Chcesz szybciej rozwijać firmę
- Nie masz zdolności kredytowej na kredyt
- Chcesz oferować dłuższe terminy klientom
- Masz sezonowe skoki sprzedaży
- Klienci płacą od razu (B2C, e-commerce konsumencki)
- Masz wystarczającą płynność finansową
- Marże są bardzo niskie (koszt faktoringu "zjada" zysk)
Rodzaje faktoringu – który wybrać
Faktoring występuje w różnych wariantach – dopasowanych do różnych potrzeb:
Faktoring jawny – kontrahent wie o cesji, płaci faktorowi. Najtańszy, najpopularniejszy.
Faktoring cichy – kontrahent nie wie o faktoringu. Droższy, ale dyskretny.
Faktoring pełny – faktor przejmuje ryzyko niewypłacalności kontrahenta. Bezpieczniejszy.
Faktoring niepełny – ryzyko niewypłacalności po Twojej stronie. Tańszy.
Faktoring odwrotny – finansowanie Twoich zakupów (zobowiązań), nie należności.
Mikrofaktoring – dla małych firm i freelancerów. Proste procedury, niskie limity.
FAQ – jak działa faktoring
Jak szybko otrzymam pieniądze z faktoringu?
Standardowo 24 godziny od zgłoszenia faktury. Przy mikrofaktoringu online – nawet 5-15 minut. Przy pierwszej fakturze może być dłużej (weryfikacja firmy i kontrahenta).
Ile procent wartości faktury otrzymam?
Zaliczka wynosi zwykle 80-100% wartości netto faktury. Wysokość zależy od faktora, rodzaju faktoringu i oceny ryzyka kontrahenta. Pozostała część jest wypłacana po spłacie faktury przez kontrahenta.
Co jeśli kontrahent nie zapłaci w terminie?
Faktor monitoruje płatności i kontaktuje się z kontrahentem. Przy opóźnieniu podejmuje windykację. W faktoringu pełnym – przejmuje ryzyko (Ty nie zwracasz zaliczki). W faktoringu niepełnym – po okresie karencji może być regres (zwrot zaliczki).
Czy muszę finansować wszystkie faktury?
Nie. Faktoring jest elastyczny – zgłaszasz tylko te faktury, które chcesz sfinansować. Możesz finansować jedną fakturę miesięcznie lub setki – zależnie od potrzeb.
Czy faktoring wpływa na zdolność kredytową?
Nie. Faktoring nie jest kredytem – nie jest raportowany jako zadłużenie. Nie obciąża zdolności kredytowej. Możesz mieć faktoring i kredyt jednocześnie.
Czy kontrahent musi się zgodzić na faktoring?
W faktoringu jawnym – formalnie nie musi się zgodzić, ale musi być poinformowany o cesji. W faktoringu cichym – kontrahent nie wie o faktoringu. Jeśli w umowie z kontrahentem jest zakaz cesji – może być problem (rozwiązaniem jest faktoring cichy).
Jakie dokumenty są potrzebne do faktoringu?
Podstawowe: dokumenty rejestrowe (KRS/CEIDG), sprawozdania finansowe lub KPiR, lista kontrahentów, przykładowe faktury, wyciągi bankowe. Przy pierwszej umowie – więcej dokumentów. Później – tylko faktury do sfinansowania.
Czy mogę finansować faktury dla wielu kontrahentów?
Tak. Każdy kontrahent ma osobny limit ustalony przez faktora. Możesz mieć dziesiątki lub setki kontrahentów objętych faktoringiem – standardowa sytuacja w handlu i produkcji.
Faktoring daje pieniądze w 24h zamiast 30-90 dni oczekiwania. Porównaj oferty firm faktoringowych i wybierz najlepszą dla Twojej firmy.
Porównaj oferty faktoringu
